SIA

Sistema Institucional de Archivos

¿Qué es el Sistema Institucional de Archivos?

El Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Protección Civil es el conjunto de personas, técnicas y tecnologías archivísticas que formalizan las tareas documentales, a través del funcionamiento de sus componentes normativos, operativos y estratégicos en cada una de las fases del ciclo vital del documento.


¿Cómo está integrado el Sistema Institucional de Archivos?

El sistema se integra a partir de la composición siguiente:


Componentes Normativos

    Son aquellos que tendrán a su cargo la regulación y coordinación de la operación del sistema y está integrado por:

        La Unidad Coordinadora de Archivos (UCA)

        Un Comité Técnico Interno de Administración de documentos (COTECIAD)

    

Componentes Operativos

    Serán los archivos de trámite, concentración e históricos, encargados del funcionamiento cotidiano del Sistema, de conformidad con el ciclo vital de los documentos.


¿Qué es el ciclo vital del documento?

Son las etapas por las cuales pasa el documento, iniciando desde archivo de trámite (primera etapa), posteriormente al archivo de concentración (segunda etapa) y finalmente al archivo histórico (tercera etapa)

En relación con el ciclo vital de los documentos y de acuerdo a los valores documentales que los conforman, los archivos se integrarán dentro de cada ente público como un Sistema Institucional de Archivos, denominándose de la forma siguiente:

  •    Archivo de Trámite o de Gestión Administrativa

    Está conformado por los documentos que se encuentren en trámite. Los documentos serán resguardados en él de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental de cada ente público, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria.

  •     Archivo de Concentración

    Está conformado por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivos de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del ente público. En esta Unidad de archivo se integran los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los entes públicos y cuyos valores primarios aún no prescriben.

  •     Archivo Histórico

    Está conformado por los documentos que habiendo completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su Ciclo Vital a la Unidad de Archivo histórico del ente público o en su caso, al Archivo Histórico de la Ciudad de México, constituyendo el Patrimonio Histórico de la Ciudad de México.


La información que generen, reciban o administren los entes públicos en sus respectivos Sistemas Institucionales de Archivos, que se encuentre contenida en cualquier medio o soporte documental, ya sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático, holográfico o cualquier otro derivado de las innovaciones tecnológicas se denominará genéricamente documento de archivo.

Será documentación de archivo toda la que se encuentre en cualquier registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los entes públicos.

Los documentos de archivo deberán ser organizados, inventariados, conservados y custodiados.

Es el órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos del ente público, integrado por los titulares de los archivos de trámite, concentración e histórico y por aquellas personas que por su experiencia y función dentro del ente público se consideren necesarias para promover y garantizar la correcta administración de documentos y para la gestión de los archivos de cada institución.

Estructura mínima del COTECIAD:

  • Una Presidencia , a cargo del director General de Administración o equivalente en cada ente público;
  • Una Secretaría Técnica, a cargo del responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos del ente público;
  • Una Secretaría Ejecutiva, a cargo del responsable de la Oficina de Información Pública;
  • Vocales, entre los que deberán participar los responsables de las distintas unidades de archivo del ente público;
  • Representantes de la Dirección Jurídica o equivalente, del órgano de control interno del ente público, así como de las áreas de Informática, sistemas y recursos financieros.

Funciones del COTECIAD:

  • Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia dentro de los archivos del ente público;
  • Realizar los programas de valoración documental del ente público; I
  • Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos del ente público;
  • Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en el ente público, en los que sean convocados por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras instituciones nacionales o internacionales;
  • Emitir su reglamento de operación y su programa anual de trabajo; y
  • Aprobar los instrumentos de control archivístico, establecidos en el artículo 35 de la presente Ley;
  • Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.

Sesiones Ordinarias 2022

Acta Primera Ordinaria 2022

Sesiones Extraordinarias 2021

Acta Primera Extraordinaria 2021

Sesiones Ordinarias 2021

Acta Quinta Ordinaria 2021.pdf

Acta Cuarta Ordinaria 2021.pdf

Acta Tercera Ordinaria 2021.pdf

Acta Cancelación Segunda Ordinaria 2021.pdf

Acta Segunda Ordinaria 2021.pdf

Acta Primera Ordinaria 2021.pdf

Sesiones Ordinarias 2020

Acta Primera Ordinaria 2020

Sesiones Ordinarias 2019

Primera sesión ordinaria COTECIAD 2019

Sesiones Extraordinarias 2018

Quinta sesión extraordinaria COTECIAD 2018

Cuarta sesión extraordinaria COTECIAD 2018

Tercera sesión extraordinaria COTECIAD 2018

Segunda sesión extraordinaria COTECIAD 2018

Primera sesión extraordinaria COTECIAD 2018

Sesiones Ordinarias 2018

Sexta sesión ordinaria COTECIAD 2018

Quinta sesión ordinaria COTECIAD 2018

Cuarta sesión ordinaria COTECIAD 2018

Tercera sesión ordinaria COTECIAD 2018

Segunda sesión ordinaria COTECIAD 2018

Primera sesión ordinaria COTECIAD 2018

Sesiones Extraordinarias 2017

Primera sesión extraordinaria COTECIAD 2017


Sesiones Ordinarias 2017

Sexta sesión Ordinaria COTECIAD 2017
Quinta sesión Ordinaria COTECIAD 2017
Cuarta sesión Ordinaria COTECIAD 2017
Tercera sesión ordinaria COTECIAD 2017
Segunda sesión ordinaria COTECIAD 2017
Primera sesión ordinaria COTECIAD 2017

Sesiones Extraordinarias 2016

Primera sesión extraordinaria COTECIAD 2016


Sesiones Ordinarias 2016

Sexta sesión ordinaria COTECIAD 2016
Quinta sesión ordinaria COTECIAD 2016
Cuarta sesión ordinaria COTECIAD 2016
Tercera sesión ordinaria COTECIAD 2016
Segunda sesión ordinaria COTECIAD 2016 Cancelada por no haber asuntos a tratar
Primera sesión ordinaria COTECIAD 2016


Sesiones Ordinarias 2015

Sexta sesión ordinaria COTECIAD 2015

Quinta sesión COTECIAD 2015

Cuarta sesión ordinaria COTECIAD 2015

Tercera sesión ordinaria COTECIAD Cancelada por no haber asuntos a tratar

Segunda sesión ordinaria COTECIAD 2015

Primera sesión ordinaria COTECIAD 2015

Instrumentos Archivísticos

TABLA DE DETERMINATES 2022

1_Tabla_de_Determinantes_2022.xlsx

SERIES DOCUMENTALES 2022

2. Series Documentales.xlsx

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 2022

3. Cuadro General de Clasificación Archivística.xlsx

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 2022

4. Catálogo de Disposición Documental.xlsx

CARÁTULA ESTANDARIZADA 2022

5_Caratula_Estandarizada.xlsx

CÉDULA DE EXPURGO 2022

6_Cedula_de_Expurgo.xlsx

CONTROL DE PRÉSTAMOS 2022

Control de Prestamos.pdf

ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN 2022

8_Etiqueta_de_Identificacion.xlsx

INVENTARIO DOCUMENTAL 2022

9_Inventario_Documental.xlsx



CALENDARIO DE CADUCIDADES 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CALENDARIO_CADUCIDADES.xlsx

CARÁTULA ESTANDARIZADA 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CARATULA_ESTANDARIZADA.xlsx

CARÁTULA DE SOPORTES ESPECIALES 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CARATULA_SOPORTUDES_ESPECIALES.xlsx

CÉDULA DE EXPURGO 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CEDULA_EXPURGO.xlsx

CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CONTROL_ENTRADA-SALIDA.xlsx

CONTROL DE PRÉSTAMOS DE EXPEDIENTES Y ESTADÍSTICAS 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CONTROL_PRESTAMOS_EXPEDIENTES-ESTADISTICAS.docx

CONTROLES DE CONSERVACIÓN 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CONTROLES_CONSERVACION.xlsx

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CGCA.xlsx

ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_ETIQUETA_IDENTIFICACION.xlsx

GUÍA DE ARCHIVO DOCUMENTAL 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_GUIA_ARCHIVO_DOCUMENTAL.xlsx

GUÍA GENERAL DE FONDOS 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_GUIA_GENERAL_FONDOS.xlsx

INVENTARIO ACCESO RESTRINGIDO 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_INVENTARIO_ACCESO_RESTRINGIDO.xlsx

INVENTARIO DE BAJAS 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_INVENTARIO_BAJAS.xlsx

INVENTARIO DOCUMENTAL 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_INVENTARIO_DOCUMENTAL.xlsx

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_INVENTARIO_TRANSFERENCIA_PRIMARIA.xlsx

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_INVENTARIO_TRANSFERENCIA_SECUNDARIA.xlsx

LINEAMIENTOS 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_LINEAMIENTOS.docx

MAPA DE ORDENACIÓN TOPOGRÁFICA 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_MAPA_ORDENACION-TOPOGRAFICA.docx

TABLA DE DETERMINATES 2019

http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_TABLA_DETERMINATES.xlsx

Catálogo de Disposición Documental 2016

Carátula Estandarizada

Catálogo de Disposición Documental 2015

Catálogo de Series Documentales

Cédula de Expurgo Documental

Cédula para Baja Documental

Control de Préstamos de Expedientes y Estadísticas de Usuarios

Controles de Conservación

Controles de Entrada y Salida de Correspondencia Fformatos

Cuadro Gneral de Clasificación Archivística 2015

Etiqueta de Identificación

Guía General de Fondos

Guía Simple de Archivo

Inventario de Archivo de Concentración

Inventario de Archivo de Trámite

Inventario de Archivo Histórico

Inventario de Baja Documental

Inventario de Transferencia Primaria

Inventario de Transferencia Secundaria

Inventario Documental de Acceso Restringido

Lineamientos aplicables para los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico

Mapa de Topográfica Acervo Archivo Concentración

Tabla de Determinantes final

Catálogo de Disposición Documental

Catálogo de Series Documentales

Manual General de Teoría y Práctica Archivística

La Ley de Archivos de la Ciudad de México, en el artículo 2 fracción II establece: Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminados al desarrollo de los Sistemas Institucionales de Archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y accesibilidad, de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional.

Por lo anterior en la Secretaría de Gestión Integral de Riesgos y Protección Civil, estamos convencidos de que la capacitación de los servidores públicos en estas temáticas se ve reflejada en una mejor atención y servicio a las personas que ejercen estos derechos, además de contribuir en el desarrollo de una cultura de la transparencia.

La capacitación es una herramienta fundamental en el desarrollo y la transformación de la Administración Pública de la Ciudad de México, siendo sus trabajadores, el recurso más importante para brindar servicios de calidad y calidez a la ciudadanía, por lo que esta Secretaría tuvo a bien hacer extensiva la invitación a todo el personal de la misma, a continuar priorizando la capacitación para elevar su nivel de productividad en el trabajo, la superación personal y el optimizar la atención que se brinda a las personas habitantes de la Ciudad de México.

Sin embargo, para salvaguardar la salud de los trabajadores en el contexto de la pandemia, derivada del virus Sars-CoV2 (COVID-19) desde el 11 de marzo de 2020, cuando fue declarada por la Organización Mundial de la Salud, como emergencia de salud pública; esta Secretaría ha adoptado estrategias que permitan el desarrollo laboral en un ambiente que garantice la salud, higiene y bienestar; bajo este contexto se puso a su disposición diversos cursos en línea sin costo, ofertados por diversas Instituciones.

Todo lo anterior, debido a que uno de los principales compromisos en la Secretaría, es la sensibilización de los servidores públicos en materia de archivos, transparencia, acceso a la información pública y protección de datos personales.

Tripticos